Preguntas frecuentes sobre el documento de control en el transporte de mercancías por carretera

Documento de Control Administrativo

¿Qué es el documento de control administrativo?

El Documento de Control es un documento de carácter administrativo y obligatorio que debe acompañar a la carga en el transporte público de mercancías por carretera en España con información sobre la mercancía, origen, destino, quién es el cargador contractual y quién el transportista efectivo, entre otros datos. El conductor del vehículo deberá mostrarlo al personal de los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre o los agentes de la Guardia Civil, policías autonómicas y/o locales competentes si le es solicitado. No mostrar el documento, no elaborarlo o que contenga datos falsos puede conllevar sanciones de hasta 6000 euros para el transportista y/o el cargador. A partir del 5 de octubre de 2026 solo se admite su versión electrónica.

¿Cuál es la regulación legal del documento de control administrativo?

• La obligatoriedad de llevar a bordo del vehículo un documento de control en transporte de mercancías por carretera está establecida en el artículo 222 del Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (RD 1211/1990).
• Facilita la labor de la inspección del transporte terrestre en los términos establecidos en el capítulo VI (artículos 32 a 35) de la Ley 16/1987, de 30 de julio, de Ordenación de los Transportes Terrestres. El mismo texto legal regula el régimen sancionador aplicable a las infracciones relacionadas con el documento de control.
• Su contenido está regulado por la Orden FOM/2861/2012.
• Las características del formato electrónico del documento de control están establecidas en la Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, por la que se establecen las características que deben reunir los sistemas y los documentos electrónicos de control administrativo exigidos en los transportes por carretera. Hasta esa fecha, regía la Resolución de 22 de mayo de 2023, de la Dirección General de Transporte Terrestre.
• La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, en su disposición transitoria octava, obliga a que el formato digital del documento de control sea el único válido a partir del 5 de octubre de 2026.
• Además, para la correcta interpretación de las normas anteriores, es necesario tener en cuenta lo dispuesto en otras leyes, como la Ley 15/2009, del Contrato de Transporte Terrestre de Mercancías, y reglamentos de la Unión Europea, como el eFTI (Reglamento UE 2020/1056 sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías) y el eIDAS (Reglamento UE 910/2014 relativo a la identificación electrónica, modificado por el Reglamento (UE) 2024/1183)

¿Es obligatorio el documento de control? ¿Qué formato debe tener?

Sí, es obligatorio tanto elaborarlo como llevarlo en los vehículos que realizan el transporte y mostrarlo a las autoridades de inspección si lo solicitan. Son responsables de su emisión tanto el cargador contractual como el transportista efectivo.

Puede estar en formato electrónico o en papel. La versión electrónica puede ya utilizarse, y además será la única válida a partir del 5 de octubre de 2026.

Esta versión electrónica o digital del documento de control, también denominado DeCA por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible, consiste en un fichero informático en formato PDF/A accesible a través de una URL o dirección web a la que se puede acceder con un código QR incorporado al propio documento. Una copia de este código QR también puede almacenarse en otro lugar (un papel, una apliación para móviles,…) para que el conductor pueda mostrarlo a las autoridades de inspección.

Un documento de control, ¿qué debe incluir?

Los contenidos mínimos de un documento de control administrativo son:

• Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino del envío (direcciones completas).
• Naturaleza y peso de la mercancía transportada.
• Fecha en la que se realiza el transporte.
• Matrícula del vehículo tractor y, si procede, la del remolque o semirremolque.
• En el caso de que sea necesario por las características del transporte, identificación de la autorización especial requerida.
• Observaciones o reservas, si alguna de las partes desea dejar constancia de incidencias.

A partir de octubre 2026, para que este documento sea válido deberá emitirse obligatoriamente en formato digital, garantizando su disponibilidad inmediata para la Inspección de Transporte.

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con los requisitos del documento de control?

La ley reparte la responsabilidad de forma clara entre el cargador contractual y el transportista efectivo. Mientras que ambos son responsables de la existencia del documento, el cargador asume la veracidad de los datos relativos a la carga y los sujetos intervinientes, mientras que el transportista responde de la información técnica del vehículo y la fecha de la operación. Así, las principales sanciones previstas son:

• Carencia de documento o falta de datos
  • «La carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales de la documentación de control… Incurrirán aquellas empresas que no velen porque los conductores dispongan en formato papel o electrónico de la documentación…» Artículo 141.17 LOTT.
  • Multa de 401 € a 600 € (Artículo 143.1.d) LOTT)
• Falseamiento de datos
  • «El falseamiento de cualesquiera documentos contables, estadísticos o de control que la empresa se encuentre obligada a llevar o de los datos obrantes en los mismos.»
    Artículo 140.9 LOTT.
  • Multa de 4.001 € a 6.000 € (Artículo 143.1.i) LOTT)
• Negativa u obstrucción
  • «La negativa u obstrucción a la actuación de los Servicios de Inspección… que imposibiliten total o parcialmente el ejercicio de las funciones… nieguen o dificulten el acceso… a dicha documentación.»
    Artículo 140.12 LOTT.
  • Multa de 4.001 € a 6.000 € (Artículo 143.1.i) LOTT)

¿Es obligatorio incluir firmas digitales en el documento de control electrónico?

No, un documento de control electrónico es perfectamente válido sin firmas digitales. Aunque puede incluirlas, estas solo son obligatorias si el mismo documento cumple otras funciones (como ser un eCMR o una carta de porte digital). Estas firmas digitales, ya sean en su modalidad de firma electrónica avanzada o firma electrónica cualificada, se incorporarían al documento porque lo obliga las normativas que regulan el eCMR y la carta de porte, no porque sea un requisito del documento de control digital.

¿Es lo mismo carta de porte, eCMR y documento de control?

Los dos primeros (carta de porte y eCMR) cumplen la misma función, pero el documento de control administrativo es de naturaleza diferente. La carta de porte y el CMR, tanto en soporte físico como electrónico, acreditan que existe un contrato de transporte y sus condiciones, mientras que el documento de control tiene carácter administrativo, su existencia la exige la ley para facilitar las inspecciones de transporte. Parte del contenido de los tres documentos es común, pero el CRM sirve para probar el acuerdo entre las partes en un contrato de transporte internacional, la carta de porte cumple con esa misma función en un contrato de transporte nacional, mientras el documento de control responde a una obligación ante el Estado.

¿Puede el mismo documento electrónico hacer de carta de porte o de eCMR y a la vez de documento de control? ¿Conviene unificarlo en un único documento?

Sí, es posible usar un único documento siempre y cuando la información exigida para el Documento de Control también figure en la carta de porte o en el CRM. La normativa permite que un único soporte digital funcione como prueba del contrato y como documento administrativo de control siempre que contenga todos los datos exigidos por ambas regulaciones. Y los datos que comunes a ambos obviamente deben ser los mismos.

Pero, ¿realmente conviene usar un solo documento electrónico (por ejemplo, un solo PDF que haga de eCMR)? En la mayoría de los casos no es una buena opción tener un único documento por confidencialidad comercial y por protección de datos de carácter personal: al incluir datos que no son obligatorios en el documento de control pero sí en un eCMR, cualquiera con acceso al documento de control accedería a los precios pactados, e incluso a nombres de personas físicas o sus firmas (protegidos por el GDPR y la legislación sobre protección de datos personales).

Lo que realmente resulta conveniente es tener una única «fuente de la verdad», un único punto del que se extraiga la información para crear y modificar la documentación electrónica. Por eso, como opción ofrecemos la posibilidad de integrar nuestros sistemas a través de API REST.

¿Tengo que subir los archivos del DeCA a alguna plataforma web del Ministerio?

No. El Ministerio de Transportes no ha creado una base de datos centralizada donde almacenar los documentos. La ley exige que sea cada empresa la que disponga de su propio repositorio digital o contrate a un proveedor tecnológico para ello. El único requisito es que, ante una inspección en carretera, el fichero PDF esté disponible para su descarga inmediata a través del código QR que genera nuestro sistema. Con nuestra solución, tus documentos de control (DeCA) quedan alojados de forma segura en la nube, listos para ser descargados por las autoridades en caso de inspección. Además, almacenamos los PDF durante 1 año tras la finalización de cada servicio para que puedas cumplir con la normativa que obliga a que tengas un repositorio con los documentos ya utilizados aunque no hayan sido requeridos en una inspección concreta

¿Qué pasa si el conductor se encuentra en una zona sin cobertura durante una inspección en carretera?

Esta es la mayor preocupación de los transportistas efectivos, y también de cargadores contractuales, ya que no disponer del documento conlleva una sanción. La Resolución de junio de 2026 permite que el conductor muestre el código QR guardado en su teléfono móvil, en una aplicación o incluso impreso en papel. El inspector puede escanearlo y, si en ese punto exacto no hay cobertura para descargar el PDF completo, la validez del documento no se anula; la autoridad lo descargará en cuanto recupere la conexión. Además, también es obligatorio que el conductor tenga el documento de control disponible y actualizado mientras realiza el tranporte.

Nuestra aplicación para móviles permite descargar los códigos QR en modo local para que los chóferes puedan mostrarlo incluso en zonas donde no tengan disponible conexión a internet.

Si subcontrato con otro transportista, ¿qué pasa con el documento de control?

El DeCA o documento electrónico de control administrativo es una obligación conjunta entre el cargador contractual (quien contrata el servicio al transportista efectivo) y el transportista efectivo (quien pone el camión y realiza materialmente el viaje). En caso de cadena de subcontrataciones los responsables del documento de control son siempre el último eslabón (transportista efectivo) y el penúltimo (cargador contractual del transportista efectivo).

Por tanto, si una empresa es la transportista inicial pero subcontrata una parte o toda la ejecución del servicio deberá existir un nuevo documento de control en la que figure como cargador contractual y los datos del transportista efectivo sean los de quien realmente transporta la carga en su camión.

Nuestra plataforma cuenta con un entorno colaborativo que permite a agencias, cargadores y transportistas efectivos conectarse para cumplimentar y validar los datos en segundos, garantizando que el último eslabón de la cadena reciba el documento correcto en su cabina antes de arrancar.

¿Cómo se gestiona en formato digital un cambio de matrícula u otros datos a mitad de un servicio?

Si necesitas modificar datos como el remolque, el vehículo tractor o una dirección de entrega una vez comenzada la ruta, nuestro sistema actualiza el PDF existente (lo que mantiene el mismo código QR y URL original). El cambio se sincroniza al instante y el conductor recibe la actualización en su dispositivo de inmediato, sin necesidad de paralizar el transporte.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar los documentos de control digitales?

Por normativa sectorial de inspección de transportes, estás obligado a conservar la documentación de control a disposición de la Administración durante al menos un año desde la fecha de realización del servicio. Sin embargo, para tu total seguridad jurídica ante posibles inspecciones, auditorías y reclamaciones, nuestra solución de almacenamiento en la nube conserva un histórico de todos tus archivos PDF/A durante este tiempo garantizando que puedas recuperarlos con un solo clic cuando lo necesites.