Muchos transportistas y cargadores aún no tienen claro cómo actuar ante la obligatoriedad de utilizar el formato electrónico en el Documento de Control Administrativo en el transporte de mercancías. El 5 de octubre será obligatorio que el conductor en un transporte público de mercancías por carretera deba mostrar, en caso de inspección, el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) en formato PDF y un código QR de acceso al mismo. Por eso, el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible organizó cuatro charlas informativas en formato webminar (a finales de junio y principios de julio) para tratar de responder a las dudas más frecuentes de cargadores y transportistas: quién debe elaborarlo, qué datos debe recoger y cómo, qué hacer en caso de subcontratación de una carga o en qué casos no es obligatorio el documento de control, entre otros.
Gran parte de las cuestiones que surgieron durante estas jornadas están resueltas en nuestras preguntas frecuentes sobre el documento de control en el transporte de mercancías por carretera, un listado de nuestra web que actualizamos (y actualizaremos) periódicamente. De todos modos, y por su interés, en este artículo destacamos seis preguntas muy habituales y las respuestas del Ministerio de Transportes.
¿Quién debe generar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), el cargador o el transportista?
La normativa (Orden FOM/2861/2012) no impone a una sola de las partes la obligación material de redactar el archivo, pero sí deja muy claro que tanto el cargador contractual como el transportista efectivo están obligados a formalizarlo.
Además, ambos comparten la responsabilidad legal de asegurar que el documento de control viaje a bordo del vehículo. La única excepción que contempla la norma es que el cargador contractual pueda demostrar de forma fehaciente que emitió el documento correctamente, caso en el que quedaría eximido de responsabilidad si el transportista no lo lleva en cabina.
Con documentodecontroldigital.com es posible que tanto el cargador contractual como el transportista efectivo generen, completen y modifiquen el documento.
Si soy un transportista que he subcontratado con otro transportista ¿qué ocurre con el Documento electrónico de Control Administrativo?
En los supuestos de subcontratación se genera una nueva relación jurídica independiente en la que el transportista que subcontrata asume la condición de cargador contractual frente al nuevo transportista, que pasa a ser el transportista efectivo. Por tanto, se debe generar un nuevo documento de control electrónico para este envío específico.
Tal y como recordó el Ministerio de Transportes durante estas jornadas y como aparece en su propia web:
Sobre la subcontratación, son de aplicación las definiciones que aparecen en la Orden FOM/2861/2012, en la cual se indica:
- Transportista efectivo: el titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte
- Cargador contractual: el que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío, ya sea un cargador efectivo o bien otro transportista, una cooperativa o sociedad de comercialización, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor, un operador logístico o cualquier otro que contrate habitualmente transporte o intermedie habitualmente en su contratación.
Si un transportista (Transportista A) subcontrata a otro (Transportista B) para un determinado envío, entonces el último será el transportista efectivo (Transportista B) mientras que el primero será el cargador contractual (Transportista A).
En definitiva, en caso de cadena de subcontrataciones tanto el penúltimo eslabón (cargador contractual) como el último (transportista efectivo) son los responsables y los que deben aparecer en el documento de control.
En nuestra plataforma estamos incorporando funcionalidades para facilitar la creación de nuevos documentos de control para estos casos.
¿Qué datos debe contener el DeCA?
La validez del documento electrónico depende de que contenga los datos mínimos exigidos por el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. La responsabilidad de cumplimentar estos campos se divide de la siguiente manera:
Datos bajo responsabilidad del cargador contractual:
- a) Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- b) Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
- c) Lugar de origen y destino del envío (direcciones completas).
- d) Naturaleza y peso de la mercancía. Nota del Ministerio: Si por las circunstancias de la carga es difícil determinar el peso exacto en ese momento, se admite buscar otra magnitud equivalente para definirlo.
Datos bajo responsabilidad del transportista efectivo:
- e) Identificación de la autorización especial de circulación (obligatorio solo si el vehículo circula amparado por una de estas autorizaciones de tráfico, como en transportes especiales).
- f) Fecha de realización del transporte.
- g) Matrícula del vehículo utilizado (en conjuntos articulados deben constar tanto la del tractor como la del remolque/semirremolque). Si durante la ruta se cambia de vehículo, este cambio debe quedar registrado obligatoriamente en el sistema electrónico.
De responsabilidad compartida (cargador y transportista):
- h) Observaciones, reservas o cualquier otra indicación útil que soliciten los intervinientes.
¿Se pueden agrupar varios envíos de mercancías en el DeCA?
Sí, la normativa permite explícitamente agrupar diferentes envíos en un mismo soporte digital (por ejemplo, rutas con varias cargas o descargas sucesivas). Sin embargo, el Ministerio recuerda que para poder hacer esto se deben cumplir dos condiciones estrictas: que el cargador contractual y el transportista efectivo sean exactamente los mismos en todos los envíos, y que los datos de cada lote de mercancía estén perfectamente desglosados e identificados.
Además, un matiz técnico importante que aclaró la Inspección: el orden físico en el que aparezcan listados los envíos dentro del PDF no implicará necesariamente una secuencia obligatoria de ejecución en carretera.
Nuestra plataforma está optimizada para generar documentos de control que agrupen diferentes envíos o tramos, ahorrando tiempo administrativo a tus operadores de tráfico.
¿Existe un periodo transitorio para la entrada en vigor del DeCA? ¿habrá una fase sin sanción?
No. La Disposición Transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible ya fijó por ley un plazo de adaptación de diez meses desde su aprobación. Ese plazo concluye el 5 de octubre de 2026. El Ministerio ha confirmado de manera oficial que no está prevista ninguna prórroga ni habrá una «fase de cortesía» en la que no se multe.
A partir de esa fecha exacta, cualquier documento de control que no sea digital y accesible mediante código QR se considerará una infracción sancionable según la LOTT.
Retrasar la adopción de soluciones como las de documentodecontroldigital.com supone asumir el riesgo de recibir sanciones desde el primer día.
¿En qué casos no es obligatorio un DeCA?
La digitalización obligatoria afecta exclusivamente al transporte público de mercancías por carretera. Por tanto, basándonos en la Orden FOM/2861/2012, y tal y como el Ministerio confirmó durante estas jornadas y en su web, estás exento de generar un DeCA en los siguientes tres escenarios:
- Transporte privado complementario. Si transportas mercancías propias para tu empresa y el transporte es solo un complemento de la actividad principal de dicha empresa.
- Servicios de paquetería, mudanza y traslado de vehículos accidentados o especiales. En el caso de paquetería, quedan exentos los servicios de reparto o recogida de un número reducido de bultos que puedan ser manipulados fácilmente por una sola persona sin más ayuda que las herramientas que viajen a bordo del vehículo.
- Transporte internacional. El DeCA regula únicamente el transporte interior (nacional y cabotaje).
